כך תנהלו נכון חשבון בנק של ועד בית

חשבון בנק של ועד בית הוא חשבון מוגבל ושונה מחשבון פרטי של אדם עובד. החשבון יכול להיות במצב של יתרת זכות בלבד ולא יכול להיכנס למצב של מינוס. לא ניתן לקבל מסגרת אשראי וגם לא להנפיק כרטיס אשראי כך שכל ההתנהלות של תשלומים מהחשבון נעשית באמצעות צ'קים בלבד. ברוב הבנקים לא ניתן לבצע העברות בנקאיות מהחשבון.

חובת ניהול חשבון בנק לבית משותף

חוק המקרקעין קובע כי ועד הבית לנהל ולהפקיד את כספי הבית המשותף בחשבון בנק. דרך זו היא המועדפת לניהול כספי הבניין לא במזומן ולא דרך חשבון בנק אישי של אחד מהדיירים. פתיחת חשבון בנק הוא מתפקידי ועד הבית ועל כן רשאים חברי הוועד לפתוח חשבון בנק ללא אישור של בעלי הדירות.
בבתים בעלי מספר דירות מצומצם (4-10 דירות) קיימת תופעה של ניהול כספי הבניין במזומן או דרך חשבון בנק פרטי של ועד הבית על רקע של רצון לחסוך את הפעילות הכרוכה בניהול דרך חשבון בנק. תופעה זו בעייתית והינה מקור לסכסוכי שכנים ואי סדרים.

מסמכים נדרשים לפתיחת חשבון בנק

לצורך פתיחת חשבון בנק לבית המשותף הבנק ידרוש מכם להציג:

• פרוטוקול אסיפת דיירים מקורי שמוזכר בו מי הם הנבחרים לוועד הבית שהינם מורשים מטעם הדיירים לפעול בחשבון הבנק.
• חותמת של נציגות ועד הבית.
• תעודות זהות של נציגי ועד הבית.
  
  לפרוטוקול יש לצרף רשימה של המשתתפים באסיפה ולהחתים את בעלי הדירות (לא שוכרים) ליד שמם. אין אחידות בנהלים ובדרישות בין הבנקים, חלקם יסתפקו בפרוטוקול בו ההחלטות התקבלו ברוב רגיל עם מניין הנוכחים באספה וחלקם ידרשו כי תחתימו על הפרוטוקול לפחות 75% מבעלי הדירות. ברוב המקרים פעולה מעין זו היא משימה סיזיפית במקרה של בניין עם רוב של שוכרים.

מורשים לניהול החשבון

אספת הדיירים היא זו שקובעת את מספר מורשי החתימה בחשבון הבנק ואת זהותם, בדרך כלל נהוג לקבוע שניים הגזבר וחבר ועד נוסף, כך שאם בעל תפקיד עוזב את הבניין נמשכת הרציפות בניהול החשבון. כל שכן כאשר יש מספר אנשי ועד המנהלים את החשבון פוחתת סביר שיהיו פחות טעויות ואי סדרים.
ישנם בנקים המאפשרים פתיחת חשבון בנק לוועד בית עם מורשה חתימה אחד ובחלק מהבנקים דורשים שני מורשים לפחות. מה שכן קיימת אפשרות בניהול החשבון לחתימה על צ'קים על ידי מורשה חתימה יחיד דבר שעשוי להקל על תפקוד הוועד בהוצאת תשלומים. לצורך פיקוח ובקרה ניתן להגביל חתימה של שני מורשים על שיקים מגובה של סכום מסוים.

שקיפות בניהול חשבון הבנק

עניין השקיפות בניהול החשבון המשותף של הבניין הוא אחד מדרישות היסוד מוועד הבית בחוק – "בעל דירה רשאי לדרוש מגזבר הבית המשותף להציג לו את פנקס ההכנסות וההוצאות של הבניין, את הדו"ח הכספי ומסמכים הנוגעים להם" כך שכדי לסייע לגזבר בעניין זה ניתן לקבל בבנק קוד גישה מוגבל לדיירים לצפייה בלבד בחשבון וכך יוכלו להתעדכן באופן עצמאי ללא צורך להטריד בכך את ועד הבית. אפשרות נוספת היא להדפיס ולצרף את דפי החשבון בסמוך לכל דוח חצי שנתי.

פתיחת חשבון ועד בית נוסף לפרויקט בבניין

במקרה ועומד להתקיים פרויקט רחב היקף וכספים בבניין בשל תהליך של שיפוץ או פרויקט תמ"א 38 , כדאי לפתוח חשבון ועד בית נוסף לליווי הפרויקט בלבד. ההפרדה בין החשבונות נועדה למנוע מצב שבו ניהול ההוצאות השוטפות יתערבב עם כספים של הפרויקט וכך קל לאבד שליטה על המצב הכספי של הבניין. כך מראש נמנע תלות בין כסף שנועד לפרויקט וברובו משולם על ידי בעלי הדירות לבין כסף המיועד לאחזקה השוטפת המשולם על ידי בעלי דירות ושוכרים.

הניהול הכספי של הבית המשותף כרוך באחריות רבה של הנציגות, מטבע הדברים חשבון בנק של בניין מרובה דירות עשוי לצבור סכומי כסף בהיקפים גדולים של עשרות ועד מאות אלפי שקלים.
פרט לחובה של פתיחה וניהול חשבון בנק לוועד הבית, חוק המקרקעין לא מפרט ולא קובע כללים כיצד לעשות זאת, כל שכן רוח החוק שקובעת שיש לפעול בשקיפות דרך חשבון בנק ולא לנהל את הכספים במזומן מתווה את הדרך בעניין. בעלי הדירות כצעד מקדים יכולים לקבוע תנאים ברורים שלפיהם יפעלו נציגי ועד הבית המורשים בניהול חשבון הבנק.
התנהלות נכונה של ועד הבית בניהול חשבון הבנק תוך ביצוע פיקוח ובקרה הדדי על ידי מורשי החתימה בחשבון, תורמת להביא את הניהול הכספי של הבניין למצב מיטבי, משתלם ושקוף לכלל הדיירים.