איך לנהל אסיפת דיירים חוקית

כאשר הדיירים בבניין רוצים לקבל החלטה מכל סוג שהיא בין אם מדובר בשינויים משמעותיים על שיפוץ הבניין, שינוי התקנון, או החלטות שונות על שינוי גובה דמי הוועד החלפת חברת ניהול וכו", יש להחלטות אלו השפעה ישירה על חיי הדיירים בבניין והתנהלותם. הדרך לקבלת החלטות בבית משותף עוברת דרך אספת הדיירים שהיא הגוף המוסמך היחידי בבניין בו מתקבלות החלטות.

חשוב לדעת! המשמעות של ניהול אסיפת דיירים שאינה חוקית היא שההחלטות שהתקבלו בה אינן מחייבות את הדיירים. לכן הקפדה על תהליך הזימון והניהול של האספה הינם קריטיים כדי שההחלטות בה יהיו בעלות תוקף מחייב גם לכלל הדיירים ככלל ולאלו שנעדרו מהאסיפה בפרט. ככל וההחלטות התקבלו בניגוד לרוב הקבוע בתקנון הבניין, אזי ההחלטות לא יחייבו את כל דיירי הבניין והדבר יסכל את הוצאתן אל הפועל.

כינוס אסיפת דיירים אחת לשנה

החוק מחייב לקיים אסיפת דיירים לפחות פעם אחת בשנה. מטרת האספה השנתית, לאפשר לוועד הבית להציג לדיירים דוח מצב שנתי ולבקש את אישור התקציב השנתי לשנה החדשה.
בנוסף לכך נדרשים בעלי הדירות, לאשר את המשך הפעילות של ועד הבית או לבחור בוועד חדש. כמו כן ניתן לדון באספה בכל עניין הקשור להתנהלות הבית המשותף. בנוסף לאסיפה השנתית, רשאי ועד הבית לכנס אספת דיירים מיוחדת במידה והדבר נחוץ.

עקרונות לניהול אסיפת דיירים חוקית:

1. אסיפת דיירים חוקית היא אסיפה שמשתתפים בה לפחות מחצית (50%) מבעלי הדירות באופן אישי או נציגים מטעמם (באי כוח).
2.  ועד הבית ("נציגות הבית המשותף") רשאי לכנס אסיפת דיירים בכל עת שהדבר ייראה לו נחוץ. הוועד חייב לכנס אספה, כאשר דרשו זאת לפחות שליש (1/3) מבעלי הדירות. לא כינס ועד הבית תוך 14 יום מהיום שהוגש לו הבקשה, רשאים בעלי הדירות שדרשו זאת לכנס את האסיפה בכוחות עצמם.
3. את ההודעה על קיום האסיפה יש לפרסם או להציב במקום בולט בבית המשותף, כגון:  לוח מודעות, מעלית, דלת כניסה ראשית וכדומה, וזאת לפחות 4 ימים קודם למועד כינוס האסיפה.
   בהודעה יש לפרט את הנושאים שאותם מתכוונים לעלות על סדר היום. 
   חשוב לציין כי החלטות בנושאים שלא פורטו בהודעה לא יהיו חוקיות ושנויות במחלוקת גם אם יקבלו רוב לכך באסיפה.
4. בהצבעה זכאי כל בעל דירה לקול אחד. כל בעל דירה זכאי להשתתף באסיפה הכללית ולהצביע בעצמו או באמצעות נציג מטעמו. ההצבעה מתקיימת בהרמת יד.
   במקרה של שוויון בהצבעה , קולו של  יו"ר האסיפה הוא המכריע.
   שוכר דירה אינו בעל זכות הצבעה באספה, אלא אם הינו מיופה כוח מטעם בעל הבעל הדירה ומייצג אותו.
5. ההחלטות באסיפת הדיירים נדרשות להתקבל ברוב רגיל (קול אחד יותר ממחצית הקולות באסיפה) החלטות אלה הן בדרך כלל, אינן משנות זכויות ממשיות של בעלי הדירות אלא נוגעות לניהול הרכוש המשותף. בהחלטות אשר פוגעות בזכויות נדרשת הסכמתם של כל בעלי הדירות. החלטה של בעלי הדירות שהתקבלה ונרשמה בפרוטוקול האסיפה תחייב כל בעל דירה שהיה בעל דירה בשעת קבלת ההחלטה ובין שנהיה בעל דירה במועד מאוחר לקבלת ההחלטה.

אסיפה שנדחית למועד מאוחר

כאמור אסיפת דיירים חוקית דורשת מניין של מחצית מבעלי הדירות בבית המשותף, בעצמם או באמצעות נציג המצויד בייפוי כוח. כל שכן אם בזימון נקבע כי היה ובמועד שנקבע לאסיפה לא יהיו נוכחים המניין הנדרש לקיומה, תתכנס אסיפה נדחית במועד מאוחר יותר (לדוגמא שעה לאחר המועד המקורי) והיא יכולה להתכנס בכל מניין של משתתפים מקרב בעלי הדירות, גם אם יהיו נוכחים מספר מועט של משתתפים.
כאשר הודעה על מועד לאסיפה נדחית מצוין בזימון, פעולה זו מאפשרת כי האסיפה שתתכנס במועד המאוחר תהיה חוקית בכל מספר של משתתפים. כך "מגשרים" באופן חוקי על הפער בין דרישת המניין החוקי במועד הראשון, ומאפשרים לקיים אסיפה בנוכחות אלו שהגיעו, כך שמי שמגיע משפיע על קבלת ההחלטות. מנגנון זה מאפשר לקבל החלטות הקשורות לניהול הבניין גם במצב של חוסר שיתוף פעולה מצד בעלי דירות כך שמתאפשר לוועד הבית ולדיירים שהגיעו חופש פעולה לקבל החלטות שהינן מחייבות גם את אלו שלא הגיעו לאסיפה וכל זאת באופן חוקי.

האם ניתן לקבל החלטות באמצעות הצבעה דרך סקר או בהודעות ווטסאפ?

חשוב להדגיש כי החוק אינו מציג דרך אחרת לקבל החלטות בלבד באמצעות אסיפת דיירים ולכן יש בעיתיות להמליץ על פעולה אחרת אלא כמפורט בחוק. עם זאת הטכנולוגיה והקדמה משנות את המציאות ואנו עדים לסקרים דיגיטליים בין דיירים אשר נעשים באמצעים שונים אם דרך מייל או באמצעות Google Forms וקבוצות ווטסאפ וכו'.
במידה ובחרתם לקבל החלטות באחת מהדרכים הללו חשוב ליידע ולהבהיר לכל הדיירים באופן ברור כי זו השיטה שנבחרה לקבלת ההחלטות בנושא ולהדגיש כי זוהי הצבעה שתוצאותיה מחייבות ככל החלטה המתקבלת באסיפת דיירים.