טל רוזמןתלונות רבות מופנות כל שנה כנגד נציגי ועדי בתים למפקח על רישום המקרקעין , אגודה לתרבות הדיור ובפורומים משפטיים בטענות לאי סדרים בניהול כספי הבית המשותף. בדרך כלל טענות אלו עולות במקרים של החלפת ועד הבית כאשר הנציגות החדשה אינה מקבלת לידיה קופה מלאה בהתאם לנתוני הגבייה או שמתעורר חשד לאור חוסר בדוחות כספיים. וגם כאשר הדיירים מרגישים שרמת התחזוקה של הבניין אינה תואמת את התקציב השנתי.
סכסוכי שכנים על רקע הניהול הכספי של הבית המשותף הם דבר שכיח. ועד הבית אשר נושא בעול הגבייה וניהול חשבון הבניין נדרש לנהל דוחות כספיים ולהציגם לדיירים אחת לחצי שנה.
לא תמיד פועלים בעלי התפקידים בצורה מסודרת למרות שמרבית אלו הנושאים בתפקדי עושים זאת באופן ישר והגון. לעיתים נדרש ועד הבית לתת דין וחשבון למי מהדיירים שבא בתלונות על ניהול לא תקין של הכספים כאשר ועד הבית במקרה הטוב ריכז אצלו את הקבלות על הגבייה והתשלומים לנותני שירותים בלבד, ובמקרה הרע לא ניהל כלל תהליך מסודר של בקרה ומעקב אחר ההכנסות וההוצאות של חשבון ועד הבית וגם לא דאג לבצע רישום שלהן. מכאן והלאה עלול להתפתח לו סכסוך שכנים והאשמות, על רקע טענה בדבר ניהול רשלני של הדוחות הכספים ואף גניבה מן הקופה המשותפת.
איך צריך ועד הבית לנהל נכון את העניינים הכספיים של הבניין?
אם כבר מדובר באנשים הגונים אשר מבצעים את תפקיד ועד הבית בהתנדבות, כדי באמת לפעול ולעשות את הדברים על הצד הטוב ביותר חשוב להקפיד כל שני כללים: לפעול באופן מסודר ובשקיפות מול הדיירים.
סדר וארגון בניהול הכספים
- ועד הבית או הגזבר שאמון על ניהול ענייני הכספים נדרש לפי התקנון המצוי:
- לקבל חשבונית עבור כל הוצאה של הבית המשותף.
- לנפק קבלה עבור הכנסות (בעיקר דמי ועד בית
- לנהל את דוח ההכנסות וההוצאות.
- עריכת דוח כספי אחת לשישה חודשים.
- ניהול חשבון הבנק של הבניין המשותף.
כדי לפעול באופן מסודר ותקין מומלץ לפתוח קלסר פיזי ולרכז בו את הקבלות על הכנסות מגבייה והחשבוניות של תשלומי הוצאות ומסמכים כך שניתן לתעד ולשלוט במסמכים הכספיים.
כלל ברזל חשוב להקפיד למול כל הכנסה מתשלום ועד בית יש להקפיד לנפק קבלה לדייר המשלם. ומצד שני על הוצאת כספים מקופת הוועד רק כנגד קבלת קבלה / חשבונית מספק השירות.
בתקנון המצוי מפורט שוועד הבית נדרש לנהל פנקס תשלומים דבר שפחות רלוונטי בתקופה הנוכחית. כיום פחות ופחות אנשים מנהלים רישום ידני ורובנו משתמשים בתוכנת אקסל לרישום תנועות כספיות. כשבכל שנה פותחים גיליון חדש ובדרך זו קל לתעד ולשתף את השכנים בנעשה.
חשוב לדעת – בבניינים בהם פועלת חברת ניהול. הדבר אינו פותר את ועד הבית מחובתו להציג את הדוחות הכספיים בפני הדיירים, גם אם חברת הניהול אחראית לכך קיימת חובה לקיומה של נציגות ועד בית, אשר נדרש מחבריה לבצע בקרה אחר פעילות חברת הניהול והתנהלות הכספית של הבית המשותף.
שקיפות
לאחר שכבר מתקיימת פעילות מסודרת ומאורגנת על פי הכללים, ועד הבית נדרש להציג את המצב של הבניין לכל הדיירים, ולשתף אותם בהתנהלות הכספית. התנהלות באופן שקוף מצד ועד הבית חשובה מאוד, יש בידה לתרום להגברת האמון מצד הדיירים בפעילות הוועד, שקיפות ועשויה למנוע מקרים של סרבנות תשלום ולהסיר התנגדויות מיותרות.
פעולה באופן שקוף מגובה בחוק המקרקעין, כאשר אחת השיטות לביטוי הוא דוח כספי חצי שנתי. דוח זה פשוט יחסית לעריכה וכולל את: סך ההכנסות וההוצאות לתקופה, יתרת הפתיחה בחשבון הבנק לתקופה והיתרה הנוכחית בקופת הוועד. פרסום דוח זה לדיירים נותן מענה לרוב שאלותיהם בעניין מה עושים עם כספי הבית המשותף ולאן הולך הכסף.
את הדוח החצי שנתי כדאי לפרסם בתחילת יולי ובסוף דצמבר של אותה שנת פעילות כך שהפרסום יהיה סמוך לקיום האספה השנתית ויאפשר דיון על בסיס נתונים וקבלת החלטות שתואמת לתקציב הבניין.
האם חייבים להציג לדייר שמבקש לעיין בעצמו במסמכי הבניין את קלסר המסמכים והדוחות?
בנוסף לפרסום דוחות כספיים לכלל הדיירים קובע החוק כי "בעל דירה רשאי בכל עת סבירה לעיין בפנקס ההכנסות וההוצאות, בחשבונות, בקבלות ובמסמכים הנוגעים להם בדין וחשבון הכספי" (סעיף 16.ג לתקנון המצוי). כלומר שיש לאפשר לדייר לעיין בנוכחות ועד הבית או הגזבר בנתונים הכספיים. לגבי השאלה מתי הוא רשאי לעיין, האם מיד עם דרישתו של הדייר יש להציג לו את התיקים? החוק אומר "בכל עת סבירה" – מכן שאין חובה להציג לו כאן ועכשיו את התיקים והחומר סמוך לדרישתו לעיון, אך תקופה של מספר ימים מרגע בקשתו תחשב כזמן סביר להיענות.
ניהול ועד בית אינו משימה פשוטה והיא כרוכה באחריות ועול עבור אלו הנושאים בתפקיד וחשוב לא לייצר עול נוסף לוועד הבית. התנהלות כספית מסודרת ושקופה של ועד הבית יש בידה להפיג מתחים מיותרים בין הדיירים תוך הגברת האמון שלהם בוועד הבית והגברת שיתוף הפעולה בבניין.
ראו סרטון – איך צריך להתנהל ועד הבית עם כספי הבית המשותף
מאמרים דומים
כל מה שצריך לדעת על התיישנות חוב לוועד הבית
זמן ההתיישנות של חוב בשל אי תשלום מיסי ועד בית הוא 7 שנים. את תחילת התקופה מחשבים מהיום שבו החוב היה צריך להיות משולם לוועד הבית ועד ליום בו הוגשה התביעה.
איך לחשב את תשלום ועד הבית?
איכות החיים בבית משותף נתונה להשפעה מהתקציב הקיים בידי הדיירים לאחזקת הבניין. אלו שיש בידם תקציב המותאם לאחזקה נכונה של מתקני הבניין והרכוש המשותף כמו להעסיק בעלי מקצוע מיומנים, שירותי ניקיון מקיפים ולרכוש ציוד לבניין לרווחת הדיירים ייהנו מאיכות חיים גבוהה יותר מדיירי בניין עם תקציב נמוך שאינו מספק ומתקיימת אחזקה מינימלית בבניין.
