טל רוזמןניהול נכון של ועד הבית בנוי על תהליכי עבודה סדורים המביאים את פעילות הוועד והדיירים לקבל החלטות מושכלות וחוקיות בהקשר של התנהלות הבניין. כחלק מארגון עבודת הוועד נדרש להשתמש במספר טפסים ייעודיים אשר בנויים בתבנית ויוצרים סדר וארגון בעבודת הוועד.
ריכזנו עבורכם במאמר זה את כל הטפסים השימושיים לניהול ועד הבית
פרוטוקול אספת דיירים
כתיבת פרוטוקול הוא תיעוד מלא של התהליכים וההחלטות שהתקבלו באספת הדיירים והוא משמש לתיעוד הזיכרון הארגוני של הבניין. כתיבת הפרוטוקול נעשית תמיד באמצעות תבנית קבועה. חשוב לדעת כי פרוטוקול הוא מסמך רשמי לחלוטין ויש לו השלכות משפטיות. הפרוטוקול נחוץ במקרים הבאים: אסמכתא להחלטות אספת הדיירים, אסמכתא לתביעה אצל המפקח על רישום המקרקעין, פתיחת חשבון בנק לבית המשותף, בעת התקשרות עם ספקים ונותני שירותים.
פרוטוקול בחירת ועד בית
תקופת התפקיד של ועד הבית תלויה בכך שייבחר בעל תפקיד חדש באסיפת הדיירים. לפרוטוקול בחירת ועד בית ישנה חשיבות בכך שהוא מתעד את החלפת בעלי התפקידים בבניין כך שההחלפה תהיה חוקית. לעניין זו משמעות באשר לסמכותו של ועד הבית לייצג ולטעון עבור כלל הדיירים מול נותני שירותים ומול המפקח על רישום המקרקעין בעת תביעה.
להורדה ערכת טפסים לניהול ועד בית 
הודעה על אספת דיירים
כדי שאספת דיירים תחשב כחוקית – יש להודיע עליה לפחות ארבעה ימים קודם למועד האספה. יש לפרסם את ההודעה בפורמט כתוב במקום ציבורי ונגיש בבניין ( לוח המודעות של הבניין ).
בהודעת הזימון יש להציג לדיירים את הנושאים שיידונו באספה, וזאת כדי לאפשר לכל בעל דירה להתייחס לנושאים החשובים לו.
רשימת משתתפים באספת דיירים
חשיבותה של רשימת המשתתפים ותיעודה נובע מהדרישה לקבל החלטות חוקיות במסגרת אספת הדיירים. החוק מגדיר אסיפת דיירים חוקית כזו שבה השתתפו לפחות מחצית מבעלי הדירות. אלא אם כן הודיע ועד הבית במסגרת ההודעה על התכנסות האספה את הנוסח הבא: אם לא יהיו נוכחים מחצית מבעלי הדירות בשעה שנקבעה האספה, תתקיים האספה בשעה אחרת באותו יום, וכל מניין של משתתפים בה יהיה חוקי.
לכן ההודעה על אספת הדיירים בצירוף תיעוד של רשימת המשתתפים נותן תוקף ומבסס את חוקיות קבלת ההחלטות שנתקבלו.
טפסים של דוחות כספיים
מטרות ניהול הדו"חות הכספיים הן ליצור שליטה בניהול הבניין באמצעות תקציב מסודר ולספק שקיפות ניהולית לדיירים, שמן הסתם משתתפים בהוצאות המשותפות לתחזוקת הבית. חוק המקרקעין אינו מפרט מספיק את הדרך ליצירת השקיפות, אך קובע כי לכל בעל דירה יש זכות "לעיין בפנקס ההכנסות
וההוצאות, בחשבונות, בקבלות ובמסמכים הנוגעים להם ובדין וחשבון הכספי," מכאן ניתן להבין כי החוק תומך בשקיפות ניהולית של הבית המשותף.
הדו"חות שוועד הבית מחויב לנהל הם דו"ח הכנסות, דו"ח הוצאות ודו"ח כספי כולל (מאזן), הדו"חות ככלל אינם מורכבים לעריכה, ולרוב אין צורך בסיוע של איש כספים מקצועי (מנהל חשבונות או רואה חשבון), אלא אם מדובר במגדלי יוקרה או בבניינים מרובי דיירים, שבהם היקף ההוצאות גבוה והמחזור הכספי החודשי נאמד בעשרות אלפי שקלים.
להורדה ערכת טפסים לניהול ועד בית
דו"ח הכנסות
הדו"ח מרכז את כלל ההכנסות שיש לבניין המשותף, הנובעות בעיקר מתשלומי ועד בית חודשיים של הדיירים, תשלומים מגבייה נפרדת והכנסות נוספות וחד-פעמיות (זכיות משפטיות, החזרים מחברת ביטוח וכדומה).
את ההכנסות רושמים מדי חודש תוך הקפדה על ציון שמו של מקור ההכנסה (דייר משלם). הדו"ח מנוהל באופן שוטף לאורך כל השנה ומהווה כלי עזר מרכזי לגזבר למעקב אחר התקדמות הגבייה מהדיירים.
דו"ח הוצאות
דו"ח המרכז את שם ההוצאות שבגינן יצאו תשלומים מקופת הבית המשותף לספקים ולנותני שירותים. שליטה בהוצאות היא מרכיב חשוב בתכנון גביית דמי ועד הבית מהדיירים. הדו"ח מנוהל באופן שוטף לאורך כל השנה.
דו"ח כספי חצי שנתי
עריכה והצגה של דו"ח כספי של הבניין הוא חובה, ונדרש להתבצע אחת לשישה חודשים באופן סדיר. מטרת הדו"ח להציג את המאזן הכספי של הבניין – הוצאות מול הכנסות, ביחס ליתרות המזומנים הקיימות בקופה המשותפת.
לרוב שנת הכספים של הבית המשותף מתחילה ב-1 בינואר ומסתיימת ב-31 בדצמבר, כך שאת הדו"ח הראשון נפרסם בתחילת יולי, והוא יתייחס למחצית הראשונה של השנה, ואת הדו"ח השני נפרסם בתחילת ינואר של שנת הכספים הבאה, והוא יכול להציג גם את המאזן של המחצית השנייה של השנה וגם דו"ח לכל שנת הכספים. בבניינים שבהם שנת הכספים מתחילה בתאריך אחר בשנה, עריכת הדו"ח הכספי תבוצע בהתאם.
טופס תביעה כנגד סרבן תשלום ועד בית
המפקח על רישום המקרקעין הינו הערכאה המוסכמת לדון ולהכריע בסכסוכים בין בעלי דירות בבית משותף, באשר לחובותיהם וזכויותיהם לפי התקנון המצוי או המוסכם ובחובתם לשאת בהוצאות הדרושות לניהול או ואחזקת הרכוש המשותף.
ועד הבית יכול לתבוע דייר סרבן באופן עצמאי ללא צורך להסתייע בגורם מקצועי באמצעות הגשת כתב תביעה ובצירוף סימוכין מתאימים.
מאמרים דומים
איך קובעים את תשלום ועד הבית בבניין?
המוסד המוסמך בבית משותף לקבלת החלטות של הדיירים בנושאים הקשורים לניהול הבניין, אחזקתו ובכל נושא אחר היא אספת הדיירים, כל שכן החלטות לגבי גובה דמי ועד הבית.
איך לנהל נכון את ענייני הכספים בבית המשותף?
תלונות רבות מופנות כל שנה כנגד נציגי ועדי בתים למפקח על רישום המקרקעין , אגודה לתרבות הדיור ובפורומים משפטיים בטענות לאי סדרים בניהול כספי הבית המשותף. בדרך כלל טענות אלו עולות במקרים של החלפת ועד הבית כאשר הנציגות החדשה אינה מקבלת לידיה קופה מלאה בהתאם לנתוני הגבייה או שמתעורר חשד לאור חוסר בדוחות כספיים. וגם כאשר הדיירים מרגישים שרמת התחזוקה של הבניין אינה תואמת את התקציב השנתי.
